Политика обработки персональных данных

Настоящая Политика определяет, как ООО «АЙТИБИ» обрабатывает персональные данные, и принята во исполнение Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — «Закон»).

Политика действует в отношении всех персональных данных, которые мы обрабатываем при работе сервиса ITBroom: сайта itbroom.tech, личного кабинета, мобильного приложения «ITB склад», бота Таскера, анкеты-брифа и портала подключения.

Политика не является согласием на обработку персональных данных. Там, где согласие нужно, мы получаем его отдельно — отметкой в форме, которая по умолчанию не проставлена.

1. Оператор

Общество с ограниченной ответственностью «АЙТИБИ», ОГРН 1265000019679, ИНН 5009146331, КПП 500901001. Адрес: 142000, Московская область, г.о. Домодедово, г. Домодедово, мкр. Центральный, проезд Кутузовский, д. 19А.

Для обращений по персональным данным: marketing@pizza-sushi.com, а также почтой по адресу выше. Ответственный за организацию обработки персональных данных — генеральный директор Смирнов Антон Владимирович.

2. Принципы обработки

Мы обрабатываем персональные данные законно и справедливо; только для заранее определённых целей и не совмещаем несовместимые цели; берём лишь те данные, которые нужны для цели; следим за их точностью; храним не дольше, чем требует цель или закон; по достижении цели уничтожаем или обезличиваем.

3. Две роли ITBroom

• Мы — оператор, когда сами решаем, зачем и какие данные обрабатывать: заявки с сайта, бриф, договоры с клиентами, учётные записи пользователей, аналитика сайта (раздел 4).
• Мы — обработчик по поручению клиента, когда клиент ведёт в Сервисе данные своих сотрудников, гостей и поставщиков. Оператором этих данных остаётся клиент: он определяет цели, отвечает за законность обработки, получает согласия и сообщает людям об обработке (раздел 5).

4. Обработка, в которой мы — оператор

• Посетители главной страницы сайта. Файлы cookie, IP-адрес, сведения об устройстве и браузере, действия на странице. Цель — анализ посещаемости и улучшение сайта. Основание — согласие: нажатие кнопки «Принять» в уведомлении о cookie. Срок — в течение срока действия cookie и сроков хранения данных сервиса Яндекс.Метрика.
• Оставившие заявку или запросившие демо. Имя, телефон, электронная почта (если указана), название заведения; время согласия, IP-адрес и сведения о браузере. Цель — ответ на заявку, связь по оставленным контактам, демо-доступ. Основание — согласие. Срок — до отзыва согласия; если договор не заключён, 3 года с последнего контакта.
• Проходящие бриф перед встречей. Имя, телефон, электронная почта, мессенджер, должность; город, число точек, концепция, ИНН (у индивидуального предпринимателя является персональными данными), сайт; ответы о работе заведения; время согласия, IP-адрес и сведения о браузере. Цель — подготовка встречи, подключения к Сервису и заключения договора. Основание — согласие. Срок — до отзыва согласия; если договор не заключён, 3 года с последнего контакта.
• Представители и подписанты клиентов. Фамилия, имя, отчество, должность, телефон, электронная почта, сведения о полномочиях. Цель — заключение и исполнение договора, подключение, выставление счетов, бухгалтерский учёт. Основание — договор и обязанности, установленные законом. Срок — срок договора и 5 лет после его окончания.
• Пользователи личного кабинета, приложения и бота. Фамилия и имя, электронная почта, телефон, логин, пароль (только в виде необратимого хэша), коды подтверждения входа, роль и организация, IP-адрес, сведения об устройстве, идентификаторы для push-уведомлений, журналы входа и действий; при входе через Яндекс ID — идентификатор, адрес электронной почты и имя из аккаунта Яндекса, которые Яндекс передаёт с разрешения пользователя. Цель — доступ к Сервису, защита учётной записи, уведомления, поддержка. Основание — исполнение договора с клиентом, от имени которого действует пользователь. Срок — пока учётная запись действует; после удаления данные удаляются или обезличиваются, журналы безопасности хранятся 1 год. Удалить учётную запись можно в приложении («Профиль» → «Удалить аккаунт», с подтверждением кодом) или по запросу.
• Журнал согласий. Текст согласия, редакция Политики, время, IP-адрес и сведения о браузере — храним, чтобы подтвердить получение согласия, в течение всей обработки и 3 года после её окончания.

5. Обработка по поручению клиентов

Данные, которые клиент вносит в Сервис или получает через подключённые интеграции, мы обрабатываем на основании договора с клиентом и поручения на обработку персональных данных (приложение к договору).

Кого это касается: сотрудники и кандидаты клиента; представители клиента; гости; участники программ лояльности; заказчики доставки; представители поставщиков и контрагентов; авторы отзывов о заведениях клиента.

• Сотрудники клиента: фамилия, имя, отчество, телефон, электронная почта, должность, подразделение, роль, график и табель, показатели работы, начисления и выплаты; данные документа, удостоверяющего личность, СНИЛС, ИНН, дата рождения, адрес, гражданство; документы о праве иностранных граждан на работу (патенты, уведомления о заключении и прекращении трудовых договоров); сведения медицинских книжек (сроки медицинских осмотров и изображения документов); сообщения, фотографии и отчёты о задачах, идентификатор в мессенджере.
• Гости: фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол, телефон, электронная почта, адрес доставки, история заказов и комментарии к ним, бонусы и промоакции, сегменты по истории заказов; отзывы и приложенные к ним копии переписки с гостями; номера телефонов гостей, звонивших в колл-центр клиента, сведения о звонках и прослушивание записей разговоров (записи Сервис не хранит — воспроизводит из телефонии клиента).
• Представители поставщиков и контрагентов: фамилия, имя, отчество подписантов документов, реквизиты индивидуальных предпринимателей, сведения в электронных документах; имена и идентификаторы менеджеров в мессенджерах, переписка с ними о заказах.

Сведения медицинских книжек относятся к данным о состоянии здоровья: клиент обрабатывает их как работодатель на основании трудового законодательства, а мы храним и показываем их в Сервисе по его поручению.

Клиент отвечает за законные основания обработки, получение согласий, информирование людей и достоверность данных. Мы отвечаем за конфиденциальность, защиту данных и обработку только в пределах поручения; о существенном инциденте сообщаем клиенту не позднее 24 часов с момента выявления. После окончания договора клиент может в течение 30 дней получить выгрузку, затем мы удаляем или обезличиваем данные, кроме резервных копий и сведений, которые обязаны хранить по закону. Обращение, поступившее нам по данным клиента, мы передаём клиенту и помогаем ему ответить.

6. Кому передаются персональные данные

Мы не продаём персональные данные. В объёме, необходимом для работы Сервиса, данные передаются:

• внутри России — российскому хостинг-провайдеру (серверы и базы данных); ООО «Яндекс» (отправка писем; веб-аналитика — только с согласия посетителя; вход в личный кабинет через Яндекс ID — если пользователь сам выбрал этот способ); сервису DaData (поиск реквизитов организаций и индивидуальных предпринимателей по ИНН); iiko (синхронизация учётных данных клиента, изменения карточек гостей в программе лояльности и начисление бонусов — по действиям пользователей клиента); мессенджеру MAX (сообщения бота закупок: заказы поставщикам и переписка с их менеджерами, имена и идентификаторы закупщиков и менеджеров поставщиков); банкам, которые подключил клиент (АО «Альфа-Банк», ПАО Сбербанк, АО «ТБанк»); операторам электронного документооборота Диадок и СБИС; государственным информационным системам ЕГАИС, «Честный знак» и ФГИС «Меркурий» — по действиям клиента; государственным органам — в случаях, прямо предусмотренных законом;
• за пределы России — мессенджеру Telegram, серверы которого расположены за рубежом (сообщения бота Таскера — задачи, имена сотрудников, комментарии и фотографии отчётов — и бота закупок (заказы поставщикам и переписка с их менеджерами, имена и идентификаторы закупщиков и менеджеров поставщиков)); компании Anthropic PBC, США (изображения первичных документов для распознавания — на них могут быть фамилии лиц, подписавших документ, — и данные закупок для помощника закупщика); Apple Inc. и Google LLC (идентификаторы устройств и тексты push-уведомлений мобильного приложения).

7. Хранение и локализация

Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации ведутся в базах данных, расположенных на территории России. Сроки хранения указаны в разделах 4 и 5. Когда цель достигнута, согласие отозвано или срок истёк, мы уничтожаем данные в течение 30 дней, если закон не требует их хранить. Резервные копии создаются дважды в сутки, хранятся в зашифрованном виде на территории России не дольше 14 дней и удаляются по мере замены новыми.

8. Как мы защищаем данные

• назначен ответственный за организацию обработки персональных данных;
• доступ — только тем, кому он нужен для работы, с разграничением по организациям и филиалам на уровне базы данных;
• передача данных — по защищённому протоколу HTTPS;
• данные документа, удостоверяющего личность, СНИЛС, ИНН, даты рождения и адреса сотрудников хранятся в базе в зашифрованном виде, резервные копии шифруются целиком;
• пароли хранятся только в виде необратимого хэша, вход подтверждается кодом;
• ведутся журналы действий и входа; удаление учётной записи подтверждается кодом.

9. Файлы cookie и веб-аналитика

Сайт использует cookie двух видов. Необходимые — без них не работает вход в личный кабинет и сохранение настроек; они ставятся без отдельного согласия. Аналитические — для сервиса Яндекс.Метрика, в том числе технологии Вебвизор, которая записывает действия на странице: прокрутку, нажатия, движение указателя и содержимое страницы.

При первом посещении itbroom.tech показывается уведомление о cookie. Пока посетитель не нажал «Принять», Яндекс.Метрика не загружается и аналитические cookie не ставятся. Отказаться можно, не нажимая «Принять». Ранее данное согласие отзывается кнопкой «Настройки cookie» внизу главной страницы — она снова показывает уведомление, и после «Отклонить» cookie Яндекс.Метрики удаляются из браузера, а сама Метрика больше не загружается. Отозвать согласие можно также очисткой cookie в браузере или письмом нам.

В личном кабинете, мобильном приложении и на портале подключения веб-аналитика не используется.

Политика Яндекса в отношении обработки данных: yandex.ru/legal/confidential.

10. Ваши права

Вы вправе получить сведения о том, как обрабатываются ваши данные; потребовать уточнить, заблокировать или уничтожить их, если они неполные, устаревшие, неточные, получены незаконно или не нужны для заявленной цели; отозвать согласие; обжаловать наши действия в Роскомнадзоре или в суде.

Запрос направляется на адрес из раздела 1 и должен содержать сведения, по которым мы можем вас узнать (например, имя и телефон или почту, указанные в заявке). Мы отвечаем в течение 10 рабочих дней; срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней — в этом случае мы сообщим причину. При отзыве согласия обработка прекращается, а данные уничтожаются в течение 30 дней, если у нас нет другого законного основания.

По данным, оператор которых — клиент (сотрудники, гости ресторанов), обращайтесь к клиенту; поступивший нам запрос мы передадим ему.

11. Инциденты

При неправомерной или случайной передаче персональных данных, оператором которых являемся мы, мы уведомляем Роскомнадзор в сроки, установленные Законом: первично в течение 24 часов и о результатах расследования в течение 72 часов. По данным клиентов мы сообщаем клиенту в течение 24 часов.

12. Изменения Политики

Мы можем обновлять настоящую Политику. Новая редакция вступает в силу с момента публикации на этой странице; дата редакции указана вверху. Предыдущие редакции хранятся.

13. Контакты

По вопросам обработки персональных данных: marketing@pizza-sushi.com, сайт itbroom.tech.