График работы официантов: как составить и сколько людей ставить в смену

Лишний официант в тихий понедельник — это деньги, недостающий в пятничный вечер — это гости, которые ждут счёт по двадцать минут. График стоит считать от загрузки зала, а не от привычки.

Сколько официантов нужно

Считают от того, сколько столов один официант ведёт без потери качества. В зале с полным обслуживанием часто ориентируются на 4–6 столов на человека, в кафе с быстрым обслуживанием — больше. Проверьте норму на своих данных: если в какие-то часы гости долго ждут меню или счёт, людей не хватает.

Пример. В пятницу с 19 до 22 часов занято 24 стола, официант уверенно ведёт 5 — нужно 5 официантов. В понедельник днём занято 8 столов — хватит двух.

Какие графики бывают

• 2/2 по 12 часов — простой и привычный, но в будни утром официанты стоят без дела.
• 5/2 по 8 часов — удобен для дневных кафе и бизнес-ланчей.
• Сменный с разным началом — «утро», «вечер» и «усиление» на пиковые часы. Сложнее в планировании, зато точнее попадает в загрузку.

Как составить график

• Возьмите продажи по часам за последние 4–8 недель — в iiko это отчёт по продажам с разбивкой по часам.
• Посчитайте, сколько столов занято в каждом часе по дням недели.
• Переведите загрузку в людей по своей норме столов на официанта.
• Наложите смены так, чтобы пики были закрыты, а в тихие часы оставался минимум.
• Учтите выходные, отпуска и требования трудового законодательства к продолжительности смен и отдыху.
• Публикуйте график заранее, за неделю-две: так меньше подмен и отказов в последний момент.

Как не переплатить

• Сравнивайте часы по графику с продажами: доля фонда оплаты труда в выручке должна снижаться в сильные дни, а не расти в слабые.
• Отмечайте фактический приход: часы по табелю должны совпадать с графиком.
• Пересматривайте норму после изменений меню, зала или доставки.

Как это устроено у нас

В ITBroom раздел «Сотрудники» ведёт графики смен, табель и зарплаты: часы из графика идут в табель, табель — в зарплату, зарплата — в P&L. В нашей сети смены планируются под прогноз выручки, и доля фонда оплаты труда снизилась с ~34% до ~32,8%.