Инвентаризация в iiko (айко): как провести быстро и без пересчётов

Инвентаризация сверяет то, что лежит на складе и кухне, с остатками в iiko. Без неё не посчитать фактический фудкост и не найти недостачи. Хорошая инвентаризация занимает пару часов, плохая — полдня и ещё день на разбор расхождений.

Как часто проводить

• Полную — раз в месяц, по всем складам и местам хранения.
• По дорогим позициям (мясо, рыба, алкоголь, сыры) — раз в неделю.
• Внеплановую — при смене материально ответственного сотрудника и после крупных расхождений.

Подготовка

Большая часть ошибок появляется до того, как кто-то начал считать.

• Проведите в iiko все приёмки и накладные за период. Непроведённая накладная — это «недостача», которой на самом деле нет.
• Закройте перемещения между складами и проведите акты списания.
• Договоритесь о времени: во время подсчёта со склада ничего не выдают.
• Разделите склад на места хранения: холодильник 1, морозильник, сухой склад, бар. Каждое место считает один человек.

Подсчёт

• Считайте в тех единицах, в которых позиция заведена в iiko: килограммы, литры или штуки. Путаница кг и шт — самая частая причина огромных расхождений.
• Открытые упаковки взвешивайте, а не считайте «на глаз».
• Полуфабрикаты считайте отдельно: в iiko они раскладываются на продукты по техкартам.
• Записывайте сразу, а не по памяти после обхода.

Ввод в iiko и проведение

В iikoOffice создаётся документ инвентаризации по складу, в него вносятся фактические количества. Прежде чем провести документ, просмотрите позиции с большими расхождениями: часто это ошибка ввода или единиц, а не реальная недостача. Сомнительные позиции лучше пересчитать сразу, пока товар никуда не делся.

Частые ошибки

• Не проведены накладные — появляется ложная недостача.
• Перепутаны единицы измерения — расхождение в десятки раз.
• Одну полку посчитали двое или не посчитал никто.
• Полуфабрикаты посчитаны вместе с сырьём.
• Остатки ввели через день после подсчёта, а за это время склад работал.

Мобильная инвентаризация

Подсчёт с бумажным бланком и последующий ввод в iiko — двойная работа и место для ошибок. При мобильной инвентаризации сотрудники считают сразу в телефоне.

В приложении ITB склад шаблоны и места хранения настраиваются один раз. Каждое место хранения считает один сотрудник, занятые места видны остальным. Количество вводится на цифровой клавиатуре с калькулятором. Если результат отличается от остатка в iiko больше чем на 15%, позиция и связанные полуфабрикаты уходят на пересчёт, а после пересчёта документ проводится в iiko. Подробнее о том, что платформа берёт из iiko и что проводит обратно, — на странице «Интеграция с iiko».