Акт списания продуктов в ресторане: как оформить и что в нём указать

Продукты портятся, уходят на проработку новых блюд и на питание персонала. Если это не оформлено актом, расход превращается в недостачу на инвентаризации, а фудкост растёт без объяснения.

Когда оформлять акт

• Порча и истёкший срок годности.
• Брак поставки, который заметили уже после приёмки.
• Проработка новых блюд и обучение поваров.
• Питание персонала, если его не оформляют отдельным документом.
• Блюда, которые гость вернул.

Что указать в акте

Унифицированные формы с 2013 года не обязательны: организация может утвердить свою форму акта. В ней должны быть обязательные реквизиты первичного документа по статье 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»:

• название документа и дата;
• название организации;
• что произошло — содержание факта;
• продукты, количество в единицах измерения и сумма;
• должности, фамилии и подписи ответственных лиц.

На практике в акт добавляют склад или место хранения и причину списания по каждой строке. Подписывает его обычно комиссия из двух-трёх человек — например, шеф-повар, администратор и материально ответственное лицо.

Причина — главное в акте

Пишите причину по каждой строке, а не одну на весь акт: «истёк срок годности», «порча при хранении», «проработка», «возврат блюда». Через месяц по причинам видно, где теряются деньги. Если половина списаний — истёкший срок, проблема в заказах, а не на кухне.

Частые ошибки

• Акт составляют в конце месяца по памяти — суммы не сходятся с инвентаризацией.
• Полуфабрикаты списывают как сырьё — расход в учёте задваивается.
• Нет фотографии испорченного продукта — спорный случай потом не разобрать.

Акты и iiko

В ITBroom акты списания и приготовления создаются на сайте и проводятся в iiko; если в акте строки разных категорий, в iiko он проводится несколькими актами, по одному на категорию. На складе акт можно оформить в приложении ITB склад, а расхождения, которые списания не объяснили, покажет инвентаризация — о ней статья «Инвентаризация в iiko».